In 4 stappen naar succesvol digitaal HR‐documentbeheer overschakelen
Jaime Prins

Door: Jaime Prins op May 10th, 2021

Print/Opslaan als PDF

In 4 stappen naar succesvol digitaal HR‐documentbeheer overschakelen

Employee Experience

Geschatte leestijd: 7 min.

Bij de woorden “digitale transformatie” denken veel bedrijfsleiders aan een gigantische onderneming, waarvan de vruchten pas na vele moeizame jaren vol veranderende processen geplukt kunnen worden. Toch kunt u, vooral binnen HR, al snel een verhoogde productiviteit tot stand brengen door simpelweg uw personeelsdossiers te digitaliseren. Hoe gaat u daarna te werk om snel resultaten te boeken gedurende uw HR‐transformatie? Wij hebben het antwoord voor u in 4 handige stappen.

Stap 1: Zorg voor gelijkgestemdheid op de werkvloer.

Als HR‐manager weet u al dat de overstap naar een end-to-end document management systeem zich uitbetaald, maar het kan zijn dat niet iedereen binnen uw bedrijf overtuigd is van de meerwaarde van uw digitaliseringsproject. Net als bij elke verandering kan ook een HR‐transformatie alleen slagen wanneer iedere betrokkene het nut ervan inzien. Daarom is het verstandig om twijfelaars met de juiste argumenten te overtuigen en zo uw HR‐team volledig aan uw zijde te krijgen. Een HR‐transformatie biedt bijvoorbeeld de volgende voordelen:

  • Meer efficiëntie. Het scannen, kopiëren, faxen, verzenden, archiveren en ophalen van papierwerk kost in vergelijking met het gebruik van digitale personeelsdossiers veel meer tijd. Dankzij HR‐digitalisering kunnen uw HR‐medewerkers efficiënter te werk gaan en zo meer tijd overhouden voor strategische werkzaamheden. 
  • Lagere kosten. Met een digitale HR‐oplossing hoeft uw bedrijf geen cent meer uit te geven aan documentopslag, papier, printers en inkt en natuurlijk het verzenden van documenten.
  • Eenvoudiger compliancebeheer. Het kan soms lastig zijn om papieren dossiers bij te houden en te weten wat er ontbreekt of bijna verloopt. Zelfs met digitale personeelsdossiers is er een risico op verwarring omtrent lokale wetgeving en het coördineren van bewaartermijnen, wat compliancebeheer voor internationale bedrijven lastig maakt. Een uitgebreid, digitaal systeem biedt daarentegen een goede oplossing die u overzicht geeft op alle processen en zo het risico op fouten en mislukte audits minimaliseert.
  • Databescherming en continuïteitsmanagement. Wanneer uw bedrijf gebruik maakt van papieren documenten is er altijd een risico op kwijtraken, brand‐ of waterschade en de dossiers kunnen ook nog eens in verkeerde handen vallen. Daarnaast moet uw HR‐team ook daadwerkelijk op kantoor aanwezig zijn om met de bestanden te kunnen werken. Digitale bestanden kunnen daarentegen overal en altijd worden ingezien en zijn ook nog eens beschermd tegen diefstal, onbevoegde inzage van dossiers en fysieke schade.
  • Verbeterde employee experience. Uw werknemers hebben in hun privéleven al voldoende ervaring met digitalisering. Wanneer uw bedrijf gebruik maakt van digitale oplossingen voor processen zoals onboarding, veranderingen binnen uw HR‐afdeling of zwangerschapsverlof, laat u zien dat uw bedrijf met de tijd meegaat, innovatief is en zich op de toekomst richt. De zogenaamde employee experience van uw medewerkers wordt zo verbeterd en dat draagt weer bij aan de tevredenheid en behoud van uw personeel.
  • Eén centrale database. Door middel van het digitale documentmanagementsysteem staan alle personeelsgerelateerde bestanden keurig netjes opgeslagen in uw online database. Het zoeken van bestanden wordt hierdoor veel eenvoudiger en het wordt ook een stuk makkelijker om binnen en buiten de landsgrenzen op consistente wijze aan regelgeving te voldoen.
  • Een stevige ondergrond voor optimalisatie. Het kan soms even duren voordat alle voordelen van een digitale HR‐transformatie merkbaar zijn, maar de introductie hiervan legt een solide basis voor verdere verbeteringen die interessant en belangrijk voor uw bedrijfsvoering zijn, zoals workflow automatisering.

 

Lessons Learned Ebook

 

Stap 2: Kies de best passende digitale oplossing.

Laten we een stap verder gaan. U heeft uw HR‐personeel overtuigd van de voordelen van de HR‐ digitalisering en nu is het tijd om de documenten daadwerkelijk in het online HR‐systeem in te voeren. Het is hierbij belangrijk dat u beseft dat het niet alleen om het scannen en opslaan van documenten gaat. Er is namelijk zoveel meer voordeel te behalen tijdens deze stap in het proces. Hoeveel vooruitgang u boekt tijdens de digitalisering hangt grotendeels af van de manier waarop u deze digitale processen organiseert en welke tools u gebruikt voor gegevensbeheer‐ en opslag.

U kunt kiezen uit drie soorten tools:

Tools voor het bewaren en delen van bestanden, zoals Dropbox of SharePoint, bieden uitkomst voor opslag en eenvoudige handelingen zoals het delen van documenten. Toch kunt u met deze oplossingen geen HR processen end-to-end digitaliseren en compliant vormgeven, wat voor de meeste HR-teams. Bovendien zijn de zoekmogelijkheden bij gebruik van deze tools beperkt tot zoeken op inhoud en bestandsnaam. Hierdoor wordt het een stuk lastiger om de processen voor het opsporen en aanvullen van ontbrekende en verlopen documenten te optimaliseren. Daarnaast zijn er slechts beperkte opties wanneer het aankomt op verstrekken van toegang tot bepaalde dossiers, waardoor er kans is op fouten en de bescherming van privacygevoelige informatie van uw werknemers niet gewaarborgd wordt.

Content management tools van verschillende aanbieders bieden mogelijkheden om bestanden te managen. Normaal gesproken kunt u hiermee digitale content verzamelen, opslaan en publiceren. Deze tools bieden betere zoekopties voor het opslaan en delen van bestanden, maar hebben helaas geen speciale functies voor het lokaliseren van ontbrekende of binnenkort verlopende documenten. Uw HR‐medewerkers zullen dus alle documenten van de desbetreffende medewerker moeten doorzoeken en controleren. Bepaalde content management oplossingen bieden soms meer functies omtrent toegangsrechten, maar dat neemt niet weg dat de administratie alsnog handmatig moet worden uitgevoerd en een kleine fout kan dan ook uitlopen op een datalek.

Employee File Management oplossingen zijn specifiek ontworpen voor het beheren van personeelsdossiers en het voldoen aan HR‐richtlijnen. Zo weet u zeker dat uw personeel centraal staat. Bovendien wordt u ook nog eens in staat gesteld om specifieke HR‐formulieren en andere gespecialiseerde documenten aan te maken zonder dat u hierbij externe tools of papierwerk nodig heeft. Uw HR‐personeel heeft talloze handige functies tot hun beschikking en kunnen bijvoorbeeld snel en eenvoudig vaststellen welke documenten er bijna verlopen of ontbreken zijn. HR‐ personeel kan met gemak inzien welke wetgeving er in bepaalde landen geldt en daar kunnen vooral internationale bedrijven goed van profiteren. U verleent toegang tot gegevens op basis van de positie van uw werknemers in plaats van per individu. Hierdoor wordt het risico op ongeoorloofde toegang tot informatie geminimaliseerd.

Kortom, het zou zonde zijn als u een tool zou aanschaffen die slechts minimale functionaliteit biedt. Er zijn verschillende geavanceerde HR‐ tools beschikbaar die vele malen verder gaan dan slechts opslag en synchronisatie. Welke oplossing het beste bij uw bedrijf past hangt af van het budget dat u kunt en wilt investeren om administratie, compliance management en gegevensbescherming zo optimaal mogelijk te maken.

Stap 3: Digitaliseer alle HR‐documenten.

U heeft inmiddels een plan van aanpak, maar wat is de beste manier om bestaande documenten over te zetten? Wij hebben een paar tips voor u:

  • Definieer een archiveringsplan. Maak een lijst van de verschillende soorten documenten binnen uw HR‐afdeling en bepaal welke mappenstructuur het meest duidelijk en efficiënt zal zijn. Vaak kunt u het beste uw structuur ontwikkelen op basis van de lifecycle van werknemers, van de onboarding procedure, promoties en trainingen tot aan het pensioen.
  • Stel richtlijnen voor uw documentopslag. Bepaal wat de opslagduur voor verschillende documentsoorten is en welke criteria u wenst te hanteren. Een Employee File Management systeem kan u hier het beste in ondersteunen; u kunt namelijk automatisch op de hoogte worden gebracht wanneer er documenten ontbreken of binnenkort verlopen.
  • Bepaal wat u met oudere documenten wilt doen. Wanneer uw bedrijf al langere tijd bestaat kan het onverstandig zijn om elk bestaand dossier te scannen en te uploaden. Bedenk daarom van tevoren hoeveel jaar aan gegevens u wenst te uploaden en zorg er ook vooral voor dat u hierbij voldoet aan alle wettelijke voorschriften en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
  • Leg vast wie er toegang tot bepaalde bestanden krijgt. Welke medewerkers en vooral welke functies dienen er toegang te krijgen tot personeelsdossiers en wie mag deze bewerken en opslaan? Een documentbeheersysteem waarbij er toegang per rol of functie wordt gegeven bespaart u een hoop moeite. Er hoeft niet iedere keer een handeling uit te worden gevoerd en er is een veel kleiner risico op toegang door onbevoegd personeel.
  • Kies een partner voor het inscannen van documenten. Dit is echt de laatste stap omdat het bedrijf wat u hierbij helpt moet weten welke documenttypen, mappenstructuur etc. u wilt gebruiken. Zo weet uw partner welke informatie er moet worden opgeslagen en hoe ze een soepele migratie naar het digitale systeem kunnen faciliteren.

Stap 4: Schaf papiergebruik af.

De laatste stap. U heeft alle betrokken partijen overtuigd van het nut van deze overstap, een geschikt systeem gevonden en al uw documenten gedigitaliseerd. Dat is al een hele sterke start en een goed begin voor uw HR‐transformatie. Toch bent u er nog niet helemaal. Naast nieuwe digitale tools is ook nieuw gedrag nodig om uw digitaliseringsproject te laten slagen, en dat houdt in dat papier vanaf nu uit den boze is. Gelukkig kunnen we u ook hiermee op weg helpen:

  • Geef duidelijk aan hoe en waarom uw medewerkers vanaf nu alleen digitaal werken. Begrip voor het proces zorgt voor een consequent gebruik van uw nieuwe, digitale HR‐ strategie.
  • Haal printers en faxen van de werkvloer af. Ze symboliseren oude gewoontes en geven het idee dat milieubewustzijn niet van belang is binnen uw bedrijf.
  • Maak gebruik van elektronische formulieren en handtekeningen. Uw personeel ontwikkelt zo de vaardigheden om documenten snel en eenvoudig online in te vullen en te ondertekenen, zonder dat er ook maar één velletje papier aan te pas komt.
  • Automatiseer document creatie workflows die veel voor komen end to end. Een Employee File Management systeem geeft u de optie om documenten automatisch te genereren. Het systeem kan templates voor bijvoorbeeld arbeidscontracten en werkgeversverklaringen automatisch te genereren en een e-signature workflow in gang te zetten, gebaseerd op gegevens en triggers uit uw core HR-systeem.

Door deze 4 stappen na te leven laat u zien dat uw bedrijf efficiënt, toekomstgericht en mileubewust is, maar wat nu? Dat bepaalt u helemaal zelf. Wat uw toekomstplannen ook zijn, u heeft in ieder geval een solide basis gelegd door uw documenten te digitaliseren en uw HR‐afdeling zo efficiënt mogelijk te maken.

Lessons Learned Ebook
Lessons Learned Ebook

Over Jaime Prins

Teamlead Solutions Consulting Central Europe