Datagedreven HR‐digitaliseringsprojecten in de praktijk: meten is weten
Gert-Jan Bakker

Door: Gert-Jan Bakker op March 16th, 2021

Print/Opslaan als PDF

Datagedreven HR‐digitaliseringsprojecten in de praktijk: meten is weten

hr analytics

Geschatte leestijd: 6 min.

Tijdens het implementeren van een HR‐digitaliseringsproject is het belangrijk om de bestaande bedrijfsdoelstellingen na te leven, maar hoe houdt u deze als HR‐manager in het oog te midden van alle uitdagingen die een HR‐transformatie met zich meebrengt? Vooraf vastgestelde KPI’s (Key Performance Indicators) bieden uitkomst bij het nastreven van bedrijfsdoelen.

Daarnaast kunt u door het analyseren van deze gegevens uw processen stroomlijnen en ook nog eens sneller reageren wanneer er iets fout dreigt te gaan. Kortom, er zitten voordelen aan datagedreven besluitvorming, maar hoe haalt u het maximale uit een analytics tool en hoe ziet het verzamelen, analyseren en handelen naar datagestuurde bevindingen er in de praktijk uit? Geoffroy Lacan, HRIS‐manager bij Vinci Energies, ging u voor en heeft tijdens zijn HR‐digitaliseringsproject gemerkt dat het vooral de details zijn die de doorslag geven.

KPI’s en andere gegevens benutten voor optimaal resultaat

Geoffrey geeft aan dat hij vanaf het begin van zijn project verschillende KPI’s als pijlers heeft aangehouden om vooruitgang te kunnen meten. Voor zijn bedrijf zijn belangrijke KPI’s onder andere het aantal keer dat elektronische documentopslag per kwartaal geactiveerd wordt, de hoeveelheid elektronische handtekeningen die per periode worden gezet en de verdeling van gearchiveerde gegevens om loonstroken van andere documenten te kunnen onderscheiden. “Ik wilde meer inzicht in de processen krijgen om te zien of werknemers alle functies van de nieuwe HR‐tools gebruikten of deze alleen inzetten voor de verwerking van loonstroken”, aldus Geoffroy.

Bij elke HR‐transformatie komen sowieso hele lijsten van KPI’s kijken om veranderingen aan processen meetbaar te maken. Hierdoor kunnen goede ontwikkelingen maar ook kinderziektes makkelijk geïdentificeerd worden en kunt u beginnen met het optimaliseren van uw processen. Een vlotte dataverwerking is van groot belang om efficiënt en snel te kunnen reageren en de voortgang van uw project kan dan ook in realtime worden gevolgd.

De verzameling van betrouwbare, accurate data is onmisbaar voor elk succesvol HRIS‐project. Door uw project op basis van analyses te monitoren bent u er zeker van dat het project en de stappen erna overeenkomen met uw bedrijfsdoelstellingen. Dit kan alleen wanneer de gegevens waarop de analyse gebaseerd is volledig en actueel zijn. Kortom, efficiënte dataverzameling is belangrijk voor het succes van uw HR‐project.

 

Let's talk HR Podcast

 

Analytics: een betrouwbare tool om patronen te herkennen of teveel onnodige details?

Zelfs de meest geavanceerde HR‐tool wordt, ondanks de vele voordelen ervan, niet automatisch door het personeel begrepen of geaccepteerd. Analytics geeft u de mogelijkheid om relevante data te analyseren en in één oogopslag te zien of uw medewerkers een nieuwe tool of een recent proces accepteren of nog wat extra aanmoediging of training nodig hebben. Ook bij Vinci Energies werd er gebruik gemaakt van deze optie om extra inzichten te krijgen. “Ik kan bijvoorbeeld direct zien welke afdeling binnen ons bedrijf het meest gebruik maakt van automatische handtekeningen, hoeveel documenten (exclusief loonstrookjes) er per maand worden gearchiveerd en hoeveel personeelsleden we per land hebben”, zegt Geoffroy.

Analytics geeft elke keer weer een duidelijk en gedetailleerd inzicht in iedere ingestelde KPI en ondersteunt uw HR‐team om de voortgang van HRIS‐projecten zo snel en soepel mogelijk te laten verlopen.

Elk detail helpt om patronen te herkennen en draagt bij aan een soepeler proces, ook tijdens plotselinge veranderingen, zoals Geoffroy Lacan heeft gemerkt. “Gedurende de eerste lockdown zagen we een flinke toename van het aantal elektronische handtekeningen. Het goede nieuws is dat deze trend zich ook na de lockdown heeft voorgezet. Het gebruikmaken van elektronische handtekeningen is dus een gewoonte voor onze gebruikers geworden en deze ontwikkeling geldt niet alleen voor COVID‐19 gerelateerde documenten”.

Dit was precies het resultaat waar Vinci Energies op hoopte om bedrijfsdoelen zoals de digitalisering van HR‐processen door te voeren en ook nog eens milieuvriendelijker te worden door papiergebruik te reduceren. Het bedrijf is dan ook zeer tevreden met het behalen van deze doelstellingen, aangezien ze in 2022 verwachten te verhuizen en zo min mogelijk papierwerk willen meenemen.

Naast het behalen van deze doelstellingen kunt u door middel van data‐analyse ook mogelijke problemen identificeren. “Wanneer 100% van onze medewerkers binnen een bepaalde juridische tak van onze onderneming de digitalisering niet accepteert zullen we een actieplan opzetten. Zo kunnen we het personeel laten inzien wat de voordelen van een HR‐digitalisering zijn en hoe de tools het beste gebruikt kunnen worden”, zegt Geoffroy.

Een samenvatting

HR‐tools zoals Advance Analytics geven u de mogelijkheid om uw HRIS‐project door de lens van uw bedrijf te bekijken en de visie van uw onderneming uit te blijven dragen. U krijgt snel en op gebruiksvriendelijke wijze toegang tot alle belangrijke informatie en deze data en analyses zijn makkelijk leesbaar door middel van dashboards. Geoffroy Lacan heeft dit zelf ook zo ervaren; “Ik krijg direct toegang tot specifieke, actuele en makkelijk te begrijpen informatie. Daarnaast kan ik gewoon een screenshot van deze gegevens maken en elementen hiervan met een druk op de knop in mijn presentaties verwerken”.

Analytics ondersteunt uw personeel bij het maken van zowel inhoudelijke als professioneel ogende rapporten en geeft u een duidelijk overzicht over uw HR‐transformatie. “Eerst vraag je je af hoe alles precies in zijn werk gaat, maar wanneer je de mogelijkheid krijgt om de Advance Analytics module te gaan gebruiken zal je pas echt zien wat de opties en voordelen van deze krachtige tool zijn. Er zijn talloze manieren om gegevens te vergelijken, waardoor de mogelijkheden voor het plannen van succesvolle strategieën eindeloos zijn”, aldus Geoffroy Lacan.

Hoewel KPI’s vaak als doelstellingen worden gezien, gelden deze gedurende een HR-digitaliseringsproject als pijlers voor de constante optimalisering van uw processen. Medewerkers van personeelszaken krijgen snel en met gemak toegang tot belangrijke data en creëren zo de mogelijkheid om te begrijpen welke processen effectief zijn en welke processen nog niet optimaal functioneren. Zo kan uw HR‐team obstakels uit de weg ruimen en een efficiëntere bedrijfsvoering tot stand brengen, waarvan u ook nog eens zeker weet dat deze op feiten is gebaseerd. Kortom, precies de datagedreven aanpak die u nodig heeft om strategische beslissingen te maken in een tijd waarin digitalisering binnen uw bedrijf, maar ook bij uw concurrenten, steeds sneller verloopt.

Let's talk HR Podcast
Let's talk HR Podcast

Over Gert-Jan Bakker

Director Sales Netherlands and Switzerland