Employee File Management

Veilig en proactie beheer van HR Documenten

Employee File Management

Veilig en proactief beheer van HR-documenten

 

Ga verder dan opslag alleen

Geen papieren documenten meer opzoeken of meerdere systemen doorspitten! Employee File Management van PeopleDoc maakt het makkelijk voor HR om documenten proactief en efficiënt te beheren en ook compliance te garanderen. Creëer personeelsbestanden, sla ze op, open ze, deel ze, en verwijder ze, en dat alles vanuit één beveiligde locatie die op elk toestel en overal beschikbaar is.

Eigenschappen van Employee File Management

Document Generation Creëer zowel simpele als complexe documenten met behulp van de informatie in de tools van PeopleDoc en andere HR-systemen.
eSignature Stel werknemers in staat om documenten online te ondertekenen met één druk op de knop. Sla deze documenten automatisch op in het desbetreffende personeelsbestand onder de juiste retentie regels .
Centralized Employee Files Creëer, beheer, bewaar en beveilig alle documenten die relevant zijn voor de werknemer in kwestie in één gecentraliseerd werknemersdossier, ongeacht met welk systeem de documenten zijn aangemaakt.
Search Voer geavanceerde zoekopdrachten uit met meerdere zoekcriteria, zoals soort document, werknemer, data of andere metadata.
Secure Access Beheer de toegang tot bestanden op basis van het type bestand en de rol van de gebruiker.
Secure Sharing Deel documenten via beveiligde online systemen met managers, werknemers of externe partijen en vermijd gebruik van e-mails en papier.
Proactive Compliance Bekijk snel welke documenten ontbreken of bijna verlopen. Vraag ontbrekende documenten op eenvoudige wijze op bij de desbetreffende collega.
Legal Hold Plaats documenten onder legal hold met één druk op de knop.
Retention Schedules Creëer retentie schema's per type document en locatie om ervoor te zorgen dat documenten worden bewaard op basis van lokale wettelijke verplichtingen en uw bedrijfsbeleid.

De voordelen van Employee File Management

PeopleDoc Employee File Management stelt u in staat om HR-documenten vanuit een centrale locatie op proactieve wijze te beheren. Hierdoor wordt het mogelijk om documenten goed te beveiligen, sneller te verwerken en makkelijker aan compliance te voldoen.

Vereenvoudig de dagelijkse taken van HR, zoals documenten zoeken, sorteren, doorsturen, ondertekenen en bevestigen.

Zie binnen één oogopslag welke documenten ontbreken of bijna verlopen en vraag werknemers op eenvoudige wijze om deze documenten te verstrekken. Met audit trails kunt u bijhouden welke bestanden zijn opgeslagen, verplaatst, gedeeld, of verwijderd en welke medewerkers deze acties hebben uitgevoerd.

Open personeelsbestanden vanuit één gecentraliseerde, digitale oplossing waar en wanneer het u uitkomt. Documenten die binnen tools van PeopleDoc, uw eigen HRIS-systeem of andere HR-systemen worden aangemaakt zullen automatisch worden opgeslagen in het bijbehorende personeelsdossier. Daarnaast kunt u papieren documenten gemakkelijk scannen en uploaden naar het juiste personeelsbestand.

 

Alle aangemaakte documenten worden automatisch gelabeld met de juiste tags, naar het desbetreffende personeelsdossier gestuurd en opgeslagen bij zowel geautomatiseerde processen als verzoeken van werknemers.

 

Resources

Ga nu aan de slag met het meest innovatieve HR Service Delivery platform

Kom in contact